Email, le espressioni da usare e quelle da evitare

Gestire il ritardo - ed evitare le scuse

Non importa quanto siamo organizzati, arriva sempre un momento in cui siamo in ritardo rispetto a una consegna o un appuntamento di lavoro. Ecco perché è bene abituarsi a iniziare la conversazione ringraziando per la pazienza. Quando un messaggio resta sommerso sotto pile di email, non si deve rispondere chiedendo ‘scusa’, ma porgendo un semplice ‘grazie’. 
Qualsiasi forma di giustificazione pone l’accento sugli aspetti negativi della questione e mette in evidenza una forma di egocentrismo perché pensiamo a noi stessi e ai nostri errori; se invece riconosciamo i valori positivi del nostro destinatario, come la pazienza e la comprensione, il rapporto di lavoro ne uscirà più forte. Sebbene scusarsi sia un atto cortese e considerato talvolta dovuto – in particolare da parte delle donne che lavorano – un atteggiamento eccessivamente sottomesso e indeciso è controproducente. 

L’arte dell’assertività -con l’indicativo-

A partire dalla propria esperienza, Dani Donovan racconta come l’indecisione e la poca chiarezza siano percepite come una debolezza da parte di colleghi, capi e clienti; essere accondiscendenti non paga (letteralmente). Ecco perché, per essere professionisti di successo, l’approccio deve essere assertivo: bisogna far valere la propria posizione, ovviamente senza essere arroganti. Questo significa che tutte le frasi che denotano insicurezza sono da omettere. Evitiamo messaggi del tipo ‘spero che sia sensato quello che ho scritto’ e cambiamo la prospettiva affermando ‘fammi sapere se hai delle domande’. Anche le forme condizionali dei verbi sono pericolose trappole per la nostra professionalità, quindi al posto di scrivere ‘forse dovremmo fare così’, riformuliamo la frase in ‘la soluzione migliore è questa’. Perché l’indicativo presente è sempre il nostro migliore alleato. 

Organizzare se stessi, prima di tutto

Un altro problema che spesso incontriamo negli scambi quotidiani è l’organizzazione di una riunione, sia essa in presenza o da remoto. Questo vale sia nelle conversazioni uno-a-uno, sia nelle email collettive in cui tutto il team è schierato nel campo CC dei destinatari, come fosse una squadra di calcio prima del fischio d’inizio. Ogni volta che si aggiunge una persona alla conversazione, la difficoltà di riuscire a organizzarsi cresce esponenzialmente, ma se ci sentiamo troppo in soggezione, ci ritroviamo a scrivere messaggi vaghi e poco efficaci come ‘quando preferite?’, oppure ‘scegliete voi’. Se a prima vista può sembrare una cortesia, in realtà stiamo rallentando il lavoro di tutti perché non diamo noi per primi un’opzione: se invece operiamo in modo assertivo (“scegliete tra questi due slot”), è facile che almeno uno dei nostri destinatari accetti la nostra soluzione e, nel caso ci fossero incompatibilità con altri impegni, qualcuno potrà comunque fare una controproposta.

The pleasure of helping out

This is probably one of the phrases we write (and say) most often: ‘no problem’. We say it on the phone to our friends when they tell us they’re going to be late that evening, we say it to our parents if they ask us to pop out to the shops when we go to visit, we text it to co-workers when they ask for help. ‘No problem’ has become a kind of mantra that we repeat without even realising it. But the negative side of this term is powerful: we have a negation (‘no’) and a word that in itself is hostile (‘problem’). Although it is true that formally speaking, a double negative equates to an affirmative, it is also true that the overall tone is damaging. Let’s go back to positive phrases such as ‘It’s always a pleasure to help out’ or ‘I’m happy to help’. Or what about the great classic ‘You’re welcome’ and ‘Thank you!’. The conversation will immediately take on a more familiar tone and the relationship will benefit from that.