Oktober 2019
Warum: Die Ziele eingrenzen
Die erste Frage, mit der man die Planung beginnen sollte, lautet: Müssen wir wirklich eine Versammlung anberaumen? Wenn die Antwort „ja“ lautet, ist der nächste Schritt die Definition des Ziels. Diskussionen zu den Unternehmenswerten oder unilaterale Mitteilungen gelten dabei nicht: Man muss eine Tagesordnung abfassen und die zu lösenden Probleme und zu machenden Entscheidungen aufzeichnen. Alle Teilnehmer müssen vorab diese Liste erhalten, um sich rechtzeitig für den Termin vorbereiten zu können. Eine gute Praxis dabei ist die Beschränkung der Tagesordnung auf einen Satz, der das Ziel zusammenfasst. Man sollte das Meeting genau mit diesem Satz einleiten, so als wäre dieser eine Absichtserklärung und um alle an den Zweck zu erinnern, weshalb sie sich in diesem Raum befinden.
Wann - Pünktlichkeit vom Anfang bis zum Ende
Es ist von grundlegender Bedeutung, die festgesetzten Uhrzeiten des Treffens einzuhalten und einen Zeitplan festzulegen, der auch das Ende festsetzt, da auch nur eine leichte Verzögerung allen schaden kann. Die Faustregel schlägt vor, zu überlegen, wie viel Zeit insgesamt jede Person investiert: Das bedeutet, dass eine Viertelstunde Verspätung eines Treffens mit sechs Teilnehmern eineinhalb Stunden an „verlorener“ Zeit für die gesamte Gruppe bedeutet. Wenn man zum Ende der vorgesehenen Uhrzeit zu keinem Ergebnis gekommen ist, sollte man besser ein neues Meeting anberaumen und für das nächste Mal genauere Ziele setzen. Doch was ist die ideale Dauer? Zwischen 10 und 30 Minuten für Updates zum aktuellen Stand eines Projekts, 50 Minuten, wenn man verschiedene Themen anschneiden muss oder 90 Minuten für Brainstorming-Sessions. Die Stunde sollte nicht die einzige Maßeinheit sein!
Wer: Die Rollen festlegen
Wer muss miteinbezogen werden? Es ist von Vorteil, sowohl die Leute mit einzubeziehen, die am Entscheidungsprozess beteiligt sind, als auch diejenigen, die zu diesem Zeitpunkt etwas beitragen können. Doch Vorsicht: Zu große Treffen lassen das Energielevel sinken. Es ist besser, die Anzahl auf nicht mehr als sieben Personen zu beschränken und einen Update-Bericht am Ende des Treffens zu senden. Jedem muss es klar sein, warum seine Teilnahme gefragt ist: manchmal muss man Meinungen sammeln, während in anderen Fällen die Wahl von nur wenigen Leuten getroffen wird. Ein richtiges Maß an Klarheit kann Frust vermeiden. Wenn man ein Meeting plant, sollte man sich vorher davon überzeugen, dass alle wichtigen Personen auch Zeit haben. Erst danach werden Ort, Datum und die definitive Uhrzeit an alle anderen Teilnehmer mitgeteilt, um ständige Verschiebungen zu vermeiden.
Was: Die nächsten Schritte festlegen
Die letzten Minuten eines Meetings werden einer Liste an Tätigkeiten gewidmet, die das Projekt weiterbringen. Der Ansatz muss konkret sein: Es werden einzelne Aufgaben verteilt (eine E-Mail versenden, Daten erhalten, einen Lieferanten kontaktieren...) und es werden die nächsten Deadlines definiert. Am Ende des Treffens muss klar sein, was man bis wann zu tun hat. Jedem Task wird eine direkt verantwortliche Person zugeordnet: Eine der Lektionen von Steve Jobs bezüglich dem Unternehmensmanagement ist die Einführung des DRI (Directly Responsible Individual), der die Pflicht hat, eine bestimmte Aufgabe zum Ende zu führen.
Alternative Meetings
Wenn man dem Büroalltag nicht entrinnen kann, sollte man ganz von vorne beginnen: Alle Wochenmeetings canceln, die den Kalender verstopfen und diese einzeln wieder einführen - aber nur, wenn diese wirklich notwendig sind. Eine vorübergehende Lösung ist die Umwandlung des klassischen Formats in ein „Stand-Up Meeting“: Alle stehen und beantworten drei einfache Fragen (Was wurde gemacht? Was muss man machen? Was sind die Hindernisse?). In diesem Fall dauert das Meeting maximal 10 Minuten und es kann wöchentlich oder bei Bedarf täglich durchgeführt werden. Oder man kann ein „Topless Meeting“ einberufen, bei dem Computer und Smartphones für die Gesamtdauer des Treffens verboten sind. Manchmal ist die beste Art, ein Meeting zu organisieren, wenn man es gar nicht organisiert und eine App und Messaging Dienste, wie zum Beispiel Skype oder Slack verwendet.