E-Mails, zu verwendende Ausdrücke und solche, die vermieden werden sollten

Verwalten Sie die Verzögerung \(und vermeiden Sie Entschuldigungen\)

Egal wie organisiert wir sind, es kommt immer ein Zeitpunkt, an dem wir in Bezug auf eine Lieferung oder einen Arbeitstermin zu spät dran sind. Deshalb ist es eine gute Idee, sich daran zu gewöhnen, das Gespräch zu beginnen, indem man sich für die Geduld bedankt. Wenn eine Nachricht unter einem Stapel von E-Mails versenkt ist, müssen Sie nicht mit ‚Entschuldigung‘ antworten, sondern mit einem einfachen ‚Danke‘. Jede Form der Rechtfertigung betont die negativen Aspekte des Themas und hebt eine Form von Egozentrik hervor, weil wir an uns selbst und unsere Fehler denken. Wenn wir stattdessen die positiven Werte unseres Empfängers wie Geduld und Verständnis anerkennen, wird das Arbeitsverhältnis gestärkt. Obwohl die Entschuldigung eine höfliche Handlung ist und manchmal – insbesondere von Frauen, die arbeiten – für geboten gehalten wird, ist eine zu unterwürfige und unentschlossene Haltung kontraproduktiv. 

Die Kunst des Durchsetzungsvermögens -mit dem Indikativ-

Aus eigener Erfahrung erzählt Dani Donovan, wie Unentschlossenheit und Unklarheit von Kollegen, Vorgesetzten und Kunden als Schwäche empfunden werden. Entgegenkommend zu sein zahlt sich (im wahrsten Sinne des Wortes) nicht aus. Deshalb muss der Ansatz, um ein erfolgreicher Profi zu sein, durchsetzungsfähig sein: Man muss seine Position behaupten, natürlich ohne arrogant zu sein. Das bedeutet, dass alle Sätze, die Unsicherheit ausdrücken, weggelassen werden sollen. Wir vermeiden Nachrichten wie ‚Ich hoffe, es macht Sinn, was ich geschrieben habe‘ und ändern die Perspektive, indem wir sagen ‚Lassen Sie mich wissen, wenn Sie Fragen haben‘. Selbst die bedingten Formen von Verben sind gefährliche Fallen für unsere Professionalität. Also anstatt zu schreiben ‚Vielleicht sollten wir das tun‘ formulieren wir den Satz in ‚Die beste Lösung ist das‘ um. Denn der Indikativ Präsens ist immer unser bester Verbündeter. 

Sich erst einmal selbst organisieren

Ein weiteres Problem, dem wir im täglichen Austausch häufig begegnen, ist die Organisation eines Meetings, sei es in Anwesenheit oder aus der Ferne. Dies gilt sowohl für Einzelgespräche als auch für kollektive E-Mails, bei denen das gesamte Team wie eine Fußballmannschaft vor dem Anpfiff im CC-Empfängerfeld eingesetzt wird. Jedes Mal, wenn Sie eine Person zu dem Gespräch hinzufügen, steigt die Schwierigkeit, sich selbst zu organisieren, exponentiell. Aber wenn wir zu viel Ehrfurcht empfinden, schreiben wir vage und ineffektive Botschaften wie ‚Wann möchtet ihr es gern?‘ oder ‚Wählt‘. Wenn es auf den ersten Blick höflich erscheinen mag, verlangsamen wir in Wirklichkeit die Arbeit aller, weil wir nicht als erste eine Option geben: Wenn wir stattdessen durchsetzungsfähig handeln („Wählt zwischen diesen beiden Slots“), ist es leicht, dass mindestens einer unserer Empfänger unsere Lösung akzeptiert, und wenn es Unstimmigkeiten mit anderen Verpflichtungen gibt, kann immer noch jemand einen Gegenvorschlag machen.

The pleasure of helping out

This is probably one of the phrases we write (and say) most often: ‘no problem’. We say it on the phone to our friends when they tell us they’re going to be late that evening, we say it to our parents if they ask us to pop out to the shops when we go to visit, we text it to co-workers when they ask for help. ‘No problem’ has become a kind of mantra that we repeat without even realising it. But the negative side of this term is powerful: we have a negation (‘no’) and a word that in itself is hostile (‘problem’). Although it is true that formally speaking, a double negative equates to an affirmative, it is also true that the overall tone is damaging. Let’s go back to positive phrases such as ‘It’s always a pleasure to help out’ or ‘I’m happy to help’. Or what about the great classic ‘You’re welcome’ and ‘Thank you!’. The conversation will immediately take on a more familiar tone and the relationship will benefit from that.