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E-Mails, zu verwendende Ausdrücke und solche, die vermieden werden sollten

Oktober 2019

Wie schreibt man effektivere Arbeits-E-Mails? Die Antwort kommt von Dani Donovan, einer amerikanischen Designerin und Illustratorin, die im Internet einige Vorschläge veröffentlichte, die sofort viral wurden. Ursprünglich als Gespräch auf Twitter entstanden, übersetzte die Designerin die Ratschläge in eine grafische Anzeige, die auf Instagram veröffentlicht wurde und um die ganze Welt ging. Daraus ersieht man, dass es wenig braucht, um die gleiche Botschaft positiv zu vermitteln und die Kommunikation zwischen Kollegen, aber auch mit Kunden klarer zu gestalten. Mal sehen, wie das geht. 

Verwalten Sie die Verzögerung \(und vermeiden Sie Entschuldigungen\)

Egal wie organisiert wir sind, es kommt immer ein Zeitpunkt, an dem wir in Bezug auf eine Lieferung oder einen Arbeitstermin zu spät dran sind. Deshalb ist es eine gute Idee, sich daran zu gewöhnen, das Gespräch zu beginnen, indem man sich für die Geduld bedankt. Wenn eine Nachricht unter einem Stapel von E-Mails versenkt ist, müssen Sie nicht mit ‚Entschuldigung‘ antworten, sondern mit einem einfachen ‚Danke‘. Jede Form der Rechtfertigung betont die negativen Aspekte des Themas und hebt eine Form von Egozentrik hervor, weil wir an uns selbst und unsere Fehler denken. Wenn wir stattdessen die positiven Werte unseres Empfängers wie Geduld und Verständnis anerkennen, wird das Arbeitsverhältnis gestärkt. Obwohl die Entschuldigung eine höfliche Handlung ist und manchmal – insbesondere von Frauen, die arbeiten – für geboten gehalten wird, ist eine zu unterwürfige und unentschlossene Haltung kontraproduktiv. 

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Die Kunst des Durchsetzungsvermögens -mit dem Indikativ-

Aus eigener Erfahrung erzählt Dani Donovan, wie Unentschlossenheit und Unklarheit von Kollegen, Vorgesetzten und Kunden als Schwäche empfunden werden. Entgegenkommend zu sein zahlt sich (im wahrsten Sinne des Wortes) nicht aus. Deshalb muss der Ansatz, um ein erfolgreicher Profi zu sein, durchsetzungsfähig sein: Man muss seine Position behaupten, natürlich ohne arrogant zu sein. Das bedeutet, dass alle Sätze, die Unsicherheit ausdrücken, weggelassen werden sollen. Wir vermeiden Nachrichten wie ‚Ich hoffe, es macht Sinn, was ich geschrieben habe‘ und ändern die Perspektive, indem wir sagen ‚Lassen Sie mich wissen, wenn Sie Fragen haben‘. Selbst die bedingten Formen von Verben sind gefährliche Fallen für unsere Professionalität. Also anstatt zu schreiben ‚Vielleicht sollten wir das tun‘ formulieren wir den Satz in ‚Die beste Lösung ist das‘ um. Denn der Indikativ Präsens ist immer unser bester Verbündeter. 

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Sich erst einmal selbst organisieren

Ein weiteres Problem, dem wir im täglichen Austausch häufig begegnen, ist die Organisation eines Meetings, sei es in Anwesenheit oder aus der Ferne. Dies gilt sowohl für Einzelgespräche als auch für kollektive E-Mails, bei denen das gesamte Team wie eine Fußballmannschaft vor dem Anpfiff im CC-Empfängerfeld eingesetzt wird. Jedes Mal, wenn Sie eine Person zu dem Gespräch hinzufügen, steigt die Schwierigkeit, sich selbst zu organisieren, exponentiell. Aber wenn wir zu viel Ehrfurcht empfinden, schreiben wir vage und ineffektive Botschaften wie ‚Wann möchtet ihr es gern?‘ oder ‚Wählt‘. Wenn es auf den ersten Blick höflich erscheinen mag, verlangsamen wir in Wirklichkeit die Arbeit aller, weil wir nicht als erste eine Option geben: Wenn wir stattdessen durchsetzungsfähig handeln („Wählt zwischen diesen beiden Slots“), ist es leicht, dass mindestens einer unserer Empfänger unsere Lösung akzeptiert, und wenn es Unstimmigkeiten mit anderen Verpflichtungen gibt, kann immer noch jemand einen Gegenvorschlag machen.

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Das Vergnügen, zu helfen

Wahrscheinlich ist einer der Sätze, die wir am häufigsten schreiben (und sagen): ‚Kein Problem‘. Wir sagen ihn am Telefon zu Freunden, die ankündigen, dass sie zu der Abendveranstaltung zu spät kommen, wir wiederholen ihn bei den Eltern, die uns bitten, einkaufen zu gehen, wenn wir sie besuchen, wir schreiben ihn an Kolleginnen und Kollegen, die ein wenig Hilfe brauchen. Das ‚Kein Problem‘ (dass wir, wenn wir besonders inspiriert sind, auch auf Englisch schreiben: ‚No problem!) ist ein Mantra geworden, das wir nicht einmal mehr erkennen. Die negative Ladung dieses Ausdrucks ist jedoch sehr stark: Wir haben eine Negation (‚Kein‘) und ein Wort, das an sich feindselig ist (‚Problem‘). Wenn es stimmt, dass formal eine doppelte Negation einer Affirmation gleichkommt, so ist auch richtig, dass der allgemeine Ton schädlich ist. So bekommen wir positive Ideen wie ‚Es ist immer ein Vergnügen zu helfen‘ oder ‚Ich helfe Ihnen gerne weiter‘. Oder sogar die großen Klassiker wie ‚Bitte!‘ und ‚Dank Ihnen!’. Das Gespräch wird sofort einen vertrauteren Ton annehmen und die Beziehung wird davon profitieren.

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