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Cómo gestionar una reunión de la mejor manera posible

Octubre 2019

Por qué: limitar los objetivos

La primera pregunta que se debe formular al comenzar la planificación es: ¿necesitamos realmente una reunión? Si la respuesta es sí, el siguiente paso es definir cuál es el objetivo. Los debates sobre los valores de la empresa, o las comunicaciones unilaterales no valen: hay que establecer el orden del día, detallando los problemas por resolver y las decisiones que tomar. Quienes estén convocados deberán recibir esta lista de manera que se puedan preparar con tiempo para la fecha seleccionada. Una buena práctica consiste en reducir el orden del día a una sola frase que resuma el objetivo, y empezar la reunión partiendo precisamente de dicha frase como si se tratase de una declaración de intenciones, para recordar a todos la razón por la que están reunidos en esa sala

Cuándo – Puntualidad de principio a fin

Es fundamental respetar los horarios de la reunión y establecer un temporizador que decrete el final, ya que incluso un pequeño retraso puede perjudicar a todos. La norma general sugiere considerar la suma del tiempo invertido por cada persona: esto significa que un cuarto de hora de retraso en una reunión de seis participantes equivale a una hora y media de trabajo "perdida" para todo el grupo. Si al final del tiempo previsto no se ha llegado a un resultado, es mejor convocar una nueva reunión, esta vez con objetivos más limitados. ¿Pero cuál es la duración ideal? De 10 a 30 minutos para las actualizaciones sobre el estado de un proyecto, 50 minutos si se tienen que abordar diversos temas, o 90 minutos para las sesiones de brainstorming. ¡La hora no debe ser la única unidad de medida!

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Quiénes: explicitar los roles

¿Quiénes deben participar? Es conveniente incluir tanto a quienes forman parte del proceso de toma de decisiones como a quienes pueden contribuir de manera útil en esta fase, pero con cuidado, porque las reuniones plenarias dispersan energías. Es mejor limitar el número a no más de siete personas y enviar un informe de actualización una vez terminada la reunión. Cada uno debe tener claro por qué es necesaria su presencia: a veces es necesario recabar puntos de vista, mientras que en otros casos las decisiones están en manos de pocas personas. Con la transparencia adecuada se puede reducir el sentimiento de frustración. Al planificar una reunión, es conveniente asegurarse en primer lugar de que las personas clave están disponibles; después de esto es cuando deberán comunicarse lugar, fecha y horario definitivo a los demás participantes, a fin de evitar continuos aplazamientos.

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Qué: decidir los siguientes pasos

Los últimos minutos de la reunión se dedican a una lista de acciones que impulsan el proyecto. El enfoque debe ser concreto: se asignan las diferentes tareas (enviar un correo, obtener información, contactar a un proveedor…), y se definen las próximas fechas tope. Al finalizar la reunión, todos deben tener claro qué hacer y cuándo. Cada tarea debe contar con una persona directamente responsable: una de las lecciones de Steve Jobs sobre la gestión empresarial es precisamente la introducción de la figura del DRI (Directly Responsible Individual), que tiene el deber de llevar a cabo una determinada tarea.

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Reuniones alternativas

Si no se logra escapar de la rutina de oficina, empezad de nuevo: eliminad todas las reuniones semanales que saturan los calendarios y volved a programarlas de una en una, pero solo cuando sea realmente necesario. Una solución intermedia consiste en convertir el formato clásico en un stand-up meeting: todos de pie, para hacer balance respondiendo a tres sencillas preguntas (¿Qué se ha hecho? ¿Qué hay que hacer? ¿Cuáles son los obstáculos?). En este caso, la duración máxima es de 10 minutos y la frecuencia puede ser semanal o, si es necesario, diaria. O también se puede organizar un topless meeting, en el que los ordenadores y smartphones están prohibidos durante toda la reunión. A veces, la mejor manera de organizar una reunión es no organizarla del todo, y usar apps y sistemas de mensajería como, por ejemplo, Skype o Slack.

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