Octubre 2019
¿Cómo escribir e-mails de trabajo más eficaces? La respuesta llega de Dani Donovan, diseñadora e ilustradora estadounidense, que en Internet ha publicado sugerencias que inmediatamente se han vuelto virales. Todo comenzó como una conversación en Twitter. Después la diseñadora tradujo los consejos en una visualización gráfica publicada en Instagram que ha dado la vuelta al mundo. La conclusión es que basta poco para canalizar el mismo mensaje de manera positiva y para hacer más clara la comunicación entre los compañeros, pero también con los clientes. Veamos cómo.
Gestionar el retraso \(y evitar pedir perdón\)
Da igual lo organizados que seamos. Siempre llega un momento en el que vamos con retraso para un plazo de entrega o una cita de trabajo. Por eso conviene acostumbrarse a comenzar la conversación agradeciendo la paciencia. Cuando un mensaje queda sumergido bajo montañas de emails, no se debe responder pidiendo “perdón”, sino diciendo simplemente “gracias”. Cualquier forma de justificación pone en primer plano los aspectos negativos de la cuestión y transmite una forma de egocentrismo, porque pensamos en nosotros mismos y en nuestros errores. Si, en cambio, reconocemos los valores disponibles de nuestro destinatario, como la paciencia y la comprensión, la relación laboral se verá fortalecida. Aunque pedir perdón sea un acto de amabilidad y a veces se considere imprescindible, especialmente por parte de las mujeres trabajadoras, una actitud excesivamente sometida resulta indecisa y contraproducente.
El arte de la asertividad -con indicativo-
A partir de su propia experiencia, Dani Donovan cuenta que la indecisión y la poca claridad son percibidas como una debilidad por parte de compañeros, jefes y clientes. Ser complaciente no es rentable (literalmente). Por eso, para ser un profesional de éxito, el enfoque debe ser asertivo: debemos hacer valer nuestra posición, obviamente sin ser arrogantes. Esto significa que se debe omitir todas las frases que denotan inseguridad. Evitemos mensajes como “espero que lo que he escrito sea sensato” y cambiemos la perspectiva diciendo “dime si tienes alguna duda”. También las formas condicionales de los verbos son trampas peligrosas para nuestra profesionalidad. Por tanto, en vez de escribir “quizás deberíamos hacer esto”, reformulemos la frase como “esta es la mejor solución”. Porque el indicativo siempre es nuestro mejor aliado.
Organizarse uno mismo, ante todo
Otro problema que observamos a menudo en los intercambios cotidianos es la organización de una reunión, de forma presencial o remota. Esto vale tanto en las conversaciones entre dos personas como en los e-mails colectivos donde todo el equipo aparece en el campo CC de los destinatarios, como si fuera un equipo de fútbol antes del pitido inicial. Cada vez que se añade una persona a la conversación, la dificultad para organizarse aumenta exponencialmente, pero si nos sentimos demasiado cohibidos acabamos escribiendo mensajes inconcretos y poco eficaces como “¿cuándo preferís?” o “como queráis”. Aunque, a primera vista, pueda parecer amabilidad, en realidad estamos ralentizando el trabajo de todos porque no ofrecemos una opción. Si, en cambio, trabajamos de forma asertiva (“elegid entre estas dos opciones”), es fácil que al menos uno de nuestros destinatarios acepte nuestra solución y, en caso de que haya incompatibilidad con otros compromisos, siempre podrá haber alguien que realice una contrapropuesta.
El placer de ser útil
Es probablemente una de las frases que escribimos (y decimos) más a menudo: “ningún problema”. Se lo decimos por teléfono a los amigos que nos avisan que llegan tarde, la repetimos a los padres que nos piden que les hagamos la compra cuando vamos a verlos y se la escribimos a compañeras y compañeros que necesitan ayuda. El “ningún problema” (que, si estamos especialmente inspirados, también escribimos en inglés: “no problem!”) se ha convertido en un mantra del que ya no nos damos cuenta. Y, sin embargo, la carga negativa de esta expresión es muy fuerte: tenemos una negación (“ningún”) y una palabra que, de por sí, es hostil (“problema”). Si es verdad que formalmente la doble negación equivale a una afirmación, también es verdad que el tono general es dañino. Por tanto, recuperemos ideas positivas como “siempre es un placer echar una mano” o “encantado de poder ayudar”. O, una vez más, recuperar los grandes clásicos como “¡de nada!” y “¡gracias a ti!”. La conversación asumirá inmediatamente un tono más familiar y la relación se verá beneficiada.