E-mails : les expressions à utiliser et celles qu'il faut éviter

Gestire il ritardo - ed evitare le scuse

Non importa quanto siamo organizzati, arriva sempre un momento in cui siamo in ritardo rispetto a una consegna o un appuntamento di lavoro. Ecco perché è bene abituarsi a iniziare la conversazione ringraziando per la pazienza. Quando un messaggio resta sommerso sotto pile di email, non si deve rispondere chiedendo ‘scusa’, ma porgendo un semplice ‘grazie’. 
Qualsiasi forma di giustificazione pone l’accento sugli aspetti negativi della questione e mette in evidenza una forma di egocentrismo perché pensiamo a noi stessi e ai nostri errori; se invece riconosciamo i valori positivi del nostro destinatario, come la pazienza e la comprensione, il rapporto di lavoro ne uscirà più forte. Sebbene scusarsi sia un atto cortese e considerato talvolta dovuto – in particolare da parte delle donne che lavorano – un atteggiamento eccessivamente sottomesso e indeciso è controproducente. 

Die Kunst des Durchsetzungsvermögens -mit dem Indikativ-

Aus eigener Erfahrung erzählt Dani Donovan, wie Unentschlossenheit und Unklarheit von Kollegen, Vorgesetzten und Kunden als Schwäche empfunden werden. Entgegenkommend zu sein zahlt sich (im wahrsten Sinne des Wortes) nicht aus. Deshalb muss der Ansatz, um ein erfolgreicher Profi zu sein, durchsetzungsfähig sein: Man muss seine Position behaupten, natürlich ohne arrogant zu sein. Das bedeutet, dass alle Sätze, die Unsicherheit ausdrücken, weggelassen werden sollen. Wir vermeiden Nachrichten wie ‚Ich hoffe, es macht Sinn, was ich geschrieben habe‘ und ändern die Perspektive, indem wir sagen ‚Lassen Sie mich wissen, wenn Sie Fragen haben‘. Selbst die bedingten Formen von Verben sind gefährliche Fallen für unsere Professionalität. Also anstatt zu schreiben ‚Vielleicht sollten wir das tun‘ formulieren wir den Satz in ‚Die beste Lösung ist das‘ um. Denn der Indikativ Präsens ist immer unser bester Verbündeter. 

Sich erst einmal selbst organisieren

Ein weiteres Problem, dem wir im täglichen Austausch häufig begegnen, ist die Organisation eines Meetings, sei es in Anwesenheit oder aus der Ferne. Dies gilt sowohl für Einzelgespräche als auch für kollektive E-Mails, bei denen das gesamte Team wie eine Fußballmannschaft vor dem Anpfiff im CC-Empfängerfeld eingesetzt wird. Jedes Mal, wenn Sie eine Person zu dem Gespräch hinzufügen, steigt die Schwierigkeit, sich selbst zu organisieren, exponentiell. Aber wenn wir zu viel Ehrfurcht empfinden, schreiben wir vage und ineffektive Botschaften wie ‚Wann möchtet ihr es gern?‘ oder ‚Wählt‘. Wenn es auf den ersten Blick höflich erscheinen mag, verlangsamen wir in Wirklichkeit die Arbeit aller, weil wir nicht als erste eine Option geben: Wenn wir stattdessen durchsetzungsfähig handeln („Wählt zwischen diesen beiden Slots“), ist es leicht, dass mindestens einer unserer Empfänger unsere Lösung akzeptiert, und wenn es Unstimmigkeiten mit anderen Verpflichtungen gibt, kann immer noch jemand einen Gegenvorschlag machen.

Das Vergnügen, zu helfen

Wahrscheinlich ist einer der Sätze, die wir am häufigsten schreiben (und sagen): ‚Kein Problem‘. Wir sagen ihn am Telefon zu Freunden, die ankündigen, dass sie zu der Abendveranstaltung zu spät kommen, wir wiederholen ihn bei den Eltern, die uns bitten, einkaufen zu gehen, wenn wir sie besuchen, wir schreiben ihn an Kolleginnen und Kollegen, die ein wenig Hilfe brauchen. Das ‚Kein Problem‘ (dass wir, wenn wir besonders inspiriert sind, auch auf Englisch schreiben: ‚No problem!) ist ein Mantra geworden, das wir nicht einmal mehr erkennen. Die negative Ladung dieses Ausdrucks ist jedoch sehr stark: Wir haben eine Negation (‚Kein‘) und ein Wort, das an sich feindselig ist (‚Problem‘). Wenn es stimmt, dass formal eine doppelte Negation einer Affirmation gleichkommt, so ist auch richtig, dass der allgemeine Ton schädlich ist. So bekommen wir positive Ideen wie ‚Es ist immer ein Vergnügen zu helfen‘ oder ‚Ich helfe Ihnen gerne weiter‘. Oder sogar die großen Klassiker wie ‚Bitte!‘ und ‚Dank Ihnen!’. Das Gespräch wird sofort einen vertrauteren Ton annehmen und die Beziehung wird davon profitieren.