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Comment gérer une réunion de manière optimale

Octuber 2019

Le « pourquoi » : limiter les objectifs

Lorsque l'on commence la planification, la première question à se poser est : a-t-on vraiment besoin d'une réunion ? Si la réponse est oui, l'étape suivante est de définir son but. Les discussions sur les valeurs de l'entreprise et les communications unilatérales ne sont pas des motifs valables : il faut établir l'ordre du jour, en détaillant les problèmes à traiter et les décisions à prendre. Il faudra envoyer cette liste aux personnes convoquées afin qu'elles puissent se préparer à temps en fonction de la date choisie. Une bonne pratique est de réduire l'ordre du jour à une seule phrase qui résume l'objectif, et de démarrer la réunion en utilisant précisément cette phrase, comme s'il s'agissait d'une déclaration d'intention, afin de rappeler à tous les participants pourquoi ils sont réunis dans cette salle.

Le « quand » : ponctualité du début à la fin

Il est essentiel de respecter les horaires de la rencontre et de prévoir un minuteur qui en signale la fin, puisque même un retard minime peut porter préjudice à tout le monde. La règle générale suggère de penser à la somme du temps investi par chaque personne : cela signifie qu'un quart d'heure de retard dans une réunion incluant six participants équivaut à une heure et demie de travail « perdue » pour tout le groupe. Si, à la fin de l'horaire prévu, les participants ne sont pas parvenus à un résultat, il vaut mieux reporter la discussion à une autre réunion dont les objectifs seront, cette fois, plus limités. Mais quelle est la durée idéale ? Elle est de 10 à 30 minutes pour la transmission d'informations à jour sur l'état d'un projet, de 50 minutes s'il faut traiter plusieurs thèmes, ou de 90 minutes pour les sessions de brainstorming. L'heure ne doit pas être la seule unité de mesure !

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Le « qui » : clarifier les rôles

Qui devra participer ? Il est utile d'inclure aussi bien les personnes faisant partie du processus décisionnel que celles pouvant apporter une contribution dans cette phase, mais sans exagération, parce que les réunions plénières sont une perte d'énergie. Il vaut mieux limiter le nombre de personnes à un maximum de sept et envoyer un rapport à la fin de la rencontre. Chacun doit savoir précisément pourquoi sa présence est requise : dans certains cas, il est utile de recueillir des avis, tandis que dans d'autres, seul un petit groupe de personnes prend les décisions. Une définition claire des rôles peut réduire le sentiment de frustration. Au moment de la planification d'une réunion, il est important de s'assurer tout d'abord que les personnes clés sont disponibles. Ce n'est qu'après cette vérification que sont communiqués à tous les autres participants le lieu, la date et l'heure définitifs, afin d'éviter de repousser continuellement la réunion.

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Le « quoi » : décider des prochaines actions

Les dernières minutes de la réunion doivent être consacrées à une liste d'actions qui feront progresser le projet. L'approche doit être concrète : on assigne les différentes tâches (envoyer un e-mail, obtenir des données, contacter un fournisseur, etc.) et on définit les prochains délais. À la fin de la réunion, chacun doit avoir clairement en tête ce qu'il doit faire et dans quels délais. Chaque tâche doit être associée à une personne directement responsable : une des leçons de Steve Jobs sur la gestion d'entreprise est précisément l'introduction de la figure du DRI (Directly Responsible Individual - Individu directement responsable), qui a pour devoir de mener à bien une tâche donnée.

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Réunions alternatives

Si vous ne réussissez pas à échapper à la routine du bureau, recommencez du début : supprimez toutes les réunions hebdomadaires qui encombrent les calendriers, puis réintroduisez-les une par une, mais uniquement lorsqu'elles sont véritablement nécessaires. Une solution intermédiaire est de convertir le format classique en un « stand-up meeting » : tout le monde debout, pour faire le point en répondant à trois questions simples (Qu'est-ce qui a été fait ? Que faut-il faire ? Quels sont les obstacles ?). Dans ce cas, la durée maximale est de 10 minutes et la fréquence peut être hebdomadaire ou, si nécessaire, quotidienne. Sinon, vous pouvez organiser une réunion de type « topless meeting », pendant laquelle les ordinateurs et smartphones sont interdits. Parfois, le meilleur moyen d'organiser une réunion est de ne pas l'organiser du tout, et d'utiliser des apps et des systèmes de messagerie tels que Skype ou Slack.

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