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Come gestire al meglio una riunione

Ottobre 2019

Perché: limitare gli obiettivi

La prima domanda con cui iniziare la pianificazione è: abbiamo davvero bisogno di una riunione? Se la risposta è sì, il passo successivo è definire qual è lo scopo. Le discussioni sui valori dell’azienda, o le comunicazioni unilaterali non valgono: bisogna stilare l’ordine del giorno, dettagliando i problemi da affrontare e le decisioni da prendere. Chi verrà convocato dovrà ricevere questa lista in modo da potersi preparare in tempo per la data scelta. Una buona pratica è quella di ridurre l’ordine del giorno a una singola frase che riassuma l’obiettivo, e di iniziare il meeting partendo proprio dalla frase come fosse una dichiarazione di intenti, per ricordare a tutti la ragione che li ha portati in quella stanza

Quando – Puntualità dall’inizio alla fine

È fondamentale rispettare gli orari dell’incontro e impostare un timer che ne decreti la fine, perché anche un ritardo minimo può danneggiare tutti. La regola generale suggerisce di pensare alla somma del tempo investito da ciascuna persona: questo significa che un quarto d’ora di ritardo in una riunione con sei partecipanti equivale a un’ora e mezza di lavoro “persa” per tutto il gruppo. Piuttosto, se alla fine dell’orario previsto non si è arrivati a un risultato, è meglio rimandare a una nuova riunione, questa volta con obiettivi più circoscritti. Ma quanto è la durata ideale? Da 10 a 30 minuti per gli aggiornamenti sullo stato di un progetto, 50 minuti se si devono affrontare diversi temi, o 90 minuti per le sessioni di brainstorming. La singola ora non deve essere l’unica unità di misura!

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Chi: esplicitare i ruoli

Chi dovrà essere coinvolto? È bene includere sia chi fa parte del processo decisionale, sia chi può dare un apporto in questa fase, ma con attenzione, perché riunioni plenarie disperdono energie. Meglio limitare il numero a non più di sette persone e inviare un report di aggiornamento alla fine dell’incontro. A ciascuno deve essere chiaro perché è richiesta la sua presenza: a volte serve raccogliere opinioni, mentre in altri casi le scelte sono in mano a poche persone. Una giusta chiarezza può ridurre il senso di frustrazione. Nel momento in cui si pianifica un meeting, è bene assicurarsi prima di tutto che le persone chiave siano disponibili; solo dopo vanno comunicate luogo, data e orario definitivo a tutti gli altri partecipanti, in modo da evitare continui rinvii.

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Cosa: decidere le prossime azioni

Gli ultimi minuti del meeting vanno dedicati a una lista di azioni che portano avanti il progetto. L’approccio deve essere concreto: si assegnano i singoli compiti (inviare una mail, ottenere dei dati, contattare un fornitore…), e si definiscono le prossime deadline. Alla fine della riunione ognuno deve avere chiaro cosa deve fare ed entro quando. A ciascun task deve corrispondere una persona direttamente responsabile: una delle lezioni di Steve Jobs sulla gestione aziendale è proprio l’introduzione della figura del DRI (Directly Responsible Individual), che ha il dovere di portare a termine un dato compito.

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Riunioni alternative

Se non riuscite a fuggire dalla routine d’ufficio, ricominciate da capo: eliminate tutti i meeting settimanali che intasano i calendari e reintroduceteli uno alla volta – ma solo quando è davvero necessario. Una soluzione intermedia è quella di convertire il formato classico in uno “stand-up meeting”: tutti in piedi, per fare il punto rispondendo a tre semplici domande (Cosa è stato fatto? Cosa bisogna fare? Quali sono gli ostacoli?). In questo caso, la durata è di massimo 10 minuti e la frequenza può essere settimanale o, se necessario, quotidiana. Oppure potete organizzare un “topless meeting”, dove computer e smartphone sono vietati per tutta la durata della riunione. A volte il miglior modo per organizzare una riunione è non organizzarla del tutto, e usare app e sistemi di messaging come, per esempio, Skype (gratuito su App Store e su Google Play) o Slack (gratuito con piano premium su iOS  e Android).

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